1. Vermeiden Sie Zeitdiebe!

 

  • Eingangspost nicht durchsehen, weglegen und später wieder herholen, um sie dann zu erledigen, sondern sofort irgendetwas damit anfangen, z. B. Papierkorb, Textstellen markieren, Bearbeitungsvermerke anfügen; Zuständigkeit prüfen.

  • Fällige Rechnungen werden unverzüglich von den sachlich Zuständigen
    gegengezeichnet und nach der Anordnung auch gleich bezahlt.

  • Halten Sie Ordnung und Übersicht am Arbeitsplatz. Denken Sie an die Ermahnung von Goethe: "Gebraucht die Zeit, sie geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt Euch Zeit gewinnen."

  • Unangemeldete Besucher stören uns bei wichtigen und schwierigen
    Aufgaben, dies gilt auch für die geschäftsführenden Pfarrer.
    Richten Sie Sprechzeiten ein.

  • Vermeiden Sie lange Besprechungen mit unbefriedigenden Ergebnissen.

  • Eingehende E-Mails müssen nicht sofort bearbeitet werden.

  • Denken Sie immer daran, dass das zeitsparendste Wort der Welt
    "NEIN" heißt. In Kirchenpflegen finden oftmals die ersten
    "seelsorgerlichen Gespräche" statt, bevor der Ratsuchende beim
    Pfarrer landet. Wenn sich diese Unsitte einspielt, kommt der
    Kirchenpfleger kaum noch zu seinen eigentlichen Aufgaben.

2. Nichts aufschieben!

Zeitintensive und unangenehme Aufgaben werden häufig von einem Tag auf den nächsten verschoben. Durch Zeitablauf erledigen sich allerdings nur die wenigsten Dinge. Zeigen Sie also Selbstdisziplin und Willenskraft und gewöhnen Sie sich an, gerade die ungeliebten und unangenehmen zu Beginn des Arbeitstages zu erledigen.


3. Setzen Sie Prioritäten!

Die Erfahrung lehrt uns, dass 20 % der Arbeiten etwa 80 % des Arbeitserfolges ausmachen, und diese Formel lässt sich auch anwenden darauf, dass 20 % der aufgewendeten Zeit 80 % des Leistungsergebnisses bringen. Sie sollten deshalb Ihr Arbeitspensums daraufhin untersuchen, welche davon wichtig und welche dringlich sind, und erledigen Sie diese in der Reihenfolge: Wichtigkeit vor Dringlichkeit.

Denken Sie manchmal auch darüber nach, was schlimmstenfalls passieren könnte, wenn Sie eine Aufgabe nicht erledigen, und machen Sie auch vom Papierkorb reichlich Gebrauch.


4. Reduzieren Sie Störungen!

Um die wichtigen Kirchenpflegearbeiten zu erledigen, braucht man eine tägliche Zeitspanne, in der man ungestört arbeiten kann. Bei jeder Arbeitsunterbrechung verringert sich die Leistungsfähigkeit und man benötigt wieder einiges an Anlaufzeit, um auf den vorigen Stand zu kommen.

"Störfälle" sind insbesondere der unangemeldete Besuch von Vorgesetzten, Mitarbeitern und Gemeindegliedern, oder auch fehlende Information, und nicht zuletzt auch private Probleme, die man an den Arbeitsplatz schleppt, oder Arbeitsunlust.

Planen Sie deshalb in Ihren Tagesablauf bestimmte Sperrzeiten ein, in denen Sie sich durch niemanden und durch nichts stören lassen.


5. Vermeiden Sie Perfektionismus!

Die Tätigkeit in der Kirchenpflege ist nicht auf Hundertprozentigkeit ausgerichtet. Dieses überlassen wir getrost den Fallschirmpackern. Wir wollen unseren Leistungsanspruch von der absoluten Perfektion auf Qualität zurückführen. Es genügt zum Beispiel vollkommen, dass man pünktlich ist, Überpünktlichkeit muss nicht sein. Der Kirchenpfleger muss auch nicht alles wissen, dazu gibt es Vorschriftensammlungen oder die Verwaltungsstelle. Auch muss der Kirchenpfleger nicht fehlerlos arbeiten, sondern er sollte bereit sein, aus Fehlern zu lernen und gute Qualität abzuliefern.


6. Planen Sie Ihren Arbeitstag, Ihre Arbeitswoche!

Der Kirchenpfleger sollte seiner Tätigkeit planvoll nachkommen und nicht nach Lust und Laune oder wie es sich gerade ergibt. Notieren Sie am Vorabend jene Tätigkeiten, die Sie am nächsten Tag erledigen möchten. Und vergessen Sie auch nicht, kurze Arbeitspausen einzulegen, dadurch lassen sich erstaunliche Leistungsverbesserungen erzielen. Die letzten 10 Minuten des Arbeitstages nützen Sie für die Nachkontrolle und ziehen eine kurze Bilanz, indem Sie sich fragen:

Habe ich rationell gearbeitet?
Habe ich angemessen "nein" gesagt?
War es sinnvoll, die bewältigten Aufgaben zu erledigen?

Und zu guter Letzt: Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf, damit Ihnen der kommende Morgen nicht wie eine große, schwere Last erscheint.